Smart working: come scegliere la stanza giusta dove lavorare?

Smart working: organizzarsi per lavorare al meglio

Tutto ciò che sembrava impossibile, in pochi giorni è diventato realtà. Serviva una pandemia per portare una ventata di novità nella gestione del lavoro. A causa del coronavirus, le aziende e i professionisti hanno scelto di proseguire le proprie attività in smart working. Ma lavorare in casa è davvero così comodo? Ecco una semplice guida con tutti i consigli per uno smart working da favola!

In realtà, le modalità di telelavoro negli ultimi anni hanno preso piede nella gestione delle aziende più innovative. Anche se in Italia non era una pratica molto diffusa, nel resto d’Europa e negli Stati Uniti sono state attuate, con successo, politiche di lavoro che permettono ai dipendenti di non recarsi in ufficio tutti i giorni con un considerevole miglioramento dello stile di vita, della resa professionale e della vivibilità delle città. Gli studiosi hanno calcolato che se ogni dipendente lavora dal soggiorno della propria casa anche solo un giorno a settimana si riducono in maniera considerevole le emissioni inquinanti, il traffico e la congestione dei mezzi pubblici.

Tuttavia, lavorare da casa ha anche dei risvolti negativi legati alla mancata socialità e alla possibilità di dilatare ben oltre l’orario di ufficio il tempo destinato al lavoro. Viene meno quel labile confine tra vita privata e vita professionale e diventa difficile isolare spazi, impegni e mansioni. Per vivere al meglio l’esperienza da casa è opportuno osservare alcuni accorgimenti nella scelta dell’arredamento, del proprio look e nell’organizzazione dell’agenda quotidiana.

Come organizzare il proprio home office?

Una delle parole chiave quando si parla di smart working è sicuramente spazio. Ritagliarsi, nelle case moderne sempre più piccole, un ambiente dove poter lavorare indisturbato può sembrare una missione impossibile. L’ideale sarebbe possedere una stanza che funga da ufficio da chiudere appena spegni il pc e trascorrere il resto della giornata senza pensieri. Ma non sempre è possibile e non è detto che in un piccolo appartamento non si possa ricavare una zona isolata dove collocare scrivania e pc.

La prima cosa da fare è, dunque, individuare lo spazio giusto per lavorare. Si lavora soprattutto di giorno, perciò meglio optare per una zona luminosa tenendo conto che i raggi solari non devono mai essere indirizzati sullo schermo o negli occhi.  Collocare la propria postazione in prossimità di una porta o di una finestra ha dei vantaggi dal punto di vista psicologico: la vicinanza con uno spazio aperto aiuta a concentrarsi e a rilassarsi ripercuotendosi in maniera positiva sulla produttività.

Chi abita da solo è facilitato ma chi condivide il proprio spazio domestico con un partner o con i figli dovrà faticare un pochino per isolarsi e per mettersi al riparo da incursioni impreviste durante le riunioni con i colleghi o gli incontri virtuali con i clienti. Meglio non accomodarsi con il proprio pc nei pressi dei luoghi di passaggio: per circoscrivere l’ambiente di lavoro si possono utilizzare delle piante oppure un parete mobile.

Un accessorio indispensabile

L’arredamento degli uffici è studiato per attutire al massimo le conseguenze della vita sedentaria tipica degli impiegati. A casa si sorvola su tanti dettagli ma ad una cosa bisogna prestare grande attenzione: la scelta della sedia. Si tratta di un accessorio fondamentale per mantenere la giusta postura e stare comodi. Puoi optare per una sedia girevole da scrivania, regolabile nell’altezza o nello schienale oppure per una poltroncina di design che rende più sofisticato e trendy il tuo home office.

La giornata lavorativa, anche se si trascorre in casa, resta abbastanza lunga. In ufficio non manca mai una chiacchiera con il vicino di scrivania, la pausa per il caffè o qualche altra ragione per fare due passi. Anche lavorando da casa, occorre osservare delle pause per rinfrancare l’attenzione, concentrarsi meglio e sgranchire le gambe. Gli esperti consigliano di fare una piccola pausa ogni ora e di camminare per qualche minuto.

Personalizzare è la parola chiave

La regola principale dello smart working è autogestione. Ogni lavoratore può personalizzare i propri orari e scegliere dove lavorare. Anche lo spazio destinato alle proprie attività deve essere reso funzionale e accogliente, capace di rispecchiare i propri gusti e le proprie passioni. Il piano di lavoro deve ospitare, naturalmente, tutto l’occorrente come pc, blocco appunti, penne e agenda ma non possono mancare oggetti personali come foto, piantine, candele e piccoli souvenir. Se la scrivania è troppo piccola si può optare per un modello a scomparsa oppure si possono collocare delle mensole sulle pareti.

Dettagli tecnici

Lavorare da casa e allestire il proprio ufficio in soggiorno non ha soltanto implicazioni estetiche. Il lavoro agile richiede innanzitutto una connessione internet efficiente e veloce che supporta la connessione di molti dispositivi in linea. La connessione ottimale può essere garantita da un reuter wifi, dal collegamento con il cavo ethernet o dalla più moderna ed efficiente fibra ottica che garantisce performance più stabili a più basso impatto ambientale.

Lavorare da casa non significa isolarsi: l’interazione con il proprio team e il confronto con i clienti deve essere constante. Riunioni di lavoro, incontri esplicativi e richieste di informazioni e chiarimenti non avvengono più intorno ad una scrivania ma grazie al supporto di app e tool ad alta tecnologia. GSuite, Skype, Zoom, Meet sono dei supporti indispensabili per mantenere vivo il collegamento con l’azienda, confrontarsi con i colleghi ed essere un professionista efficiente e all’avanguardia.

Attraverso la rete e seguendo questi canali di comunicazione viaggiano dati sensibili e informazioni riservate: la sicurezza domestica e quella dell’azienda sono dei parametri da non sottovalutare.

Cura il tuo look

Spesso la figura dello smart worker viene associata a quella del dipendente in pigiama. Lavorare in giacca e ciabatte, con rossetto e calzettoni sembra essere un luogo comune molto diffuso. Anche lavorando da casa bisogna curare il proprio look. Nonostante si possa optare per un outfit meno formale non bisogna sottovalutare le ricadute psicologiche della scelta del look né il pericolo di una conference-call non programmata o di una videochiamata imprevista con il capo. Guai a farsi beccare con uno stile non all’altezza.